OPTIMIERT REISEN - 
Effizientes Travel Management

Rund 90 Vertreter unterschiedlichster  Branchen der Berliner Wirtschaft informierten sich am 8. Februar bei der IHK-Veranstaltung „OPTIMIERT REISEN – Effektives Travel Management“ in Kooperation mit der e-travel GmbH sowie dem Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) und unterstützt durch Delta Air Lines. 

Wie der stellvertretende Hauptgeschäftsführer, Christian Wiesenhütter, in seiner Begrüßung sogleich erklärte, ist die Organisation von Geschäftsreisen nicht nur ein wichtiges Thema international tätiger Großkonzerne. Gerade in mittelständischen Betrieben ist der direkte Kundenkontakt oft ein wichtiges Geschäftselement und sind Geschäftsreisen daher nur selten ersetzbar, selbst in Krisenzeiten. Dies bestätigten auch die von Kathrin Wilger, VDR, vorgestellten Zahlen der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2009. Während das Geschäftsreisevolumen insgesamt um 2,1% abnahm, sanken die Reisekosten deutlicher um 4,3%. Zahlen, die den Grund für leere Business-Klassen und fallende Zimmerpreise in der 4- und 5-Sterne-Hotellerie darstellen. Gleichzeitig gaben aber zwei von drei Mittelständlern an, dass die Krise ihr Geschäftsreiseverhalten nicht beeinflusst hat. Umso wichtiger also, die Kosten genau unter die Lupe zu nehmen. Michael Becker, Geschäftsführer der e-travel GmbH, wies daher neben der naheliegenden Senkung der direkten Kosten durch Vertragsverhandlungen mit Leistungsanbietern (Fluggesellschaften, Hotelketten, etc.) sowie durch konsequente Umsetzung von Reiserichtlinien insbesondere auf die  Beeinflussung der indirekten Kosten hin. Interne Abläufe, Buchungsverfahren sowie Abrechnungen – all dies kann optimiert werden und spart erheblich bei den Mitarbeiterkapazitäten. Und gerade diese werden bei der Ausgabenermittlung oftmals unterschätzt bzw. gar nicht bewertet. Als Best Practice Beispiel berichtete Eleonore Bär von der Gegenbauer Holding über das jüngst überarbeitete Travel Management und die damit verbundenen Einsparpotentiale. Statt die Buchungen jedem Mitarbeiter selbst zu überlassen und damit zumeist dem Zufall der Internet-Suchmaschinen, gibt es klare Zuständigkeiten in den Abteilungen und Vorgaben für die jeweilige Art und Dauer der Geschäftsreise. Damit kann ein Großteil der Geschäftsreisen intern abgewickelt werden, für besondere Reisen wird weiterhin mit einem Reisebüro zusammengearbeitet. 

Unterstützung für eine derartige umfassende und konsequente interne Umsetzung bekommen Unternehmen dabei von den verschiedensten IT-Anbietern. So bietet die I:FAO Group sehr komplexe und individuelle Softwarepakete an, während sich die Atlatos GmbH mit ihrem Angebot auf den Mittelstand spezialisiert hat. Anbieter wie die ehotel AG können wiederum in diese Software integriert werden. Schließlich informierte Lars Wittmann von der Europäischen Reiseversicherung noch über Art und Umfang möglicher Versicherungen rund um die Geschäftsreise. Sowohl während der Kaffeepause als auch beim anschließenden Get Together konnten sich die Teilnehmer über ihre Erfahrungen austauschen und waren sich über die Kernaussage der Veranstaltung einig. Nur wer seine genauen Geschäftsreisekosten kennt, kann diese optimieren. Und ist erst einmal der Entschluss zu einem Travel Management gefallen, sind mit der richtigen Beratung die Einsparungspotentiale bei allen Unternehmensgrößen sehr hoch.

 

Unter "Downloads" finden Sie die Vorträge der Referenten.